Immersive escape room voor IT’ers

Geïntrigeerd door het theatrale karakter van deze conferentie loop je over het evenemententerrein. Je bent op zoek naar “The Smallest Cafe off the World” , waar een lezing van Dell-EMC plaatsvindt door een mystery guest. Binnen begint de host zijn verhaal wat de indruk geeft de introductie te zijn van een “normale” lezing. Met geen wolkje aan de lucht te bekennen neem je plaats in het café, klaar om met volle aandacht te luisteren..
Tijdens de introductie hoor je ineens rare geluiden, verandert de verlichting in het cafe en neemt het praatje een andere wending. Dit kleine café wordt geteisterd door geesten.. . Helaas, je komt het café niet zomaar meer uit; je moet escapen.

De uitdagingen van een gepersonaliseerde escape room voor IT’ers

Bij het maken van deze escape room hadden wij te maken met de wensen van 2 partijen: Software Circus en Dell. Het Software Circus is een twee-dagen durende IT-conferentie. En niet zomaar een conferentie: Door muziek, toneel, dans en choreografie wordt je meegenomen in een verhaal. Een verhaal wat overal in terug te zien is; alsof je in een compleet andere wereld terecht bent gekomen. Het real-world onderwerp van deze conferentie was the cloud en één van de bedrijven die haar ideeën daarover wilde delen was Dell-EMC.

Bij het ontwerpen van de escape room hebben wij rekening gehouden met zowel het verhaal en karakter van de conferentie als met de boodschap van Dell-EMC, die ze in de escape room naar voren wilden laten komen. Daarnaast moest de escape room uitdagend genoeg zijn voor haar doelgroep: IT’ers.

In dit artikel gaan wij in op drie uitdagingen van deze escape room:

• Hoe integreer je een escape room in een bestaand verhaal/ thema?
• Hoe kun je een boodschap overbrengen in een escape room?
• Welke logistieke uitdagingen komen er kijken bij een escape room als side event?

Hoe integreer je een escape room in een bestaand verhaal/ thema?

Op Software Circus bevind je je twee dagen in een ander universum. We bevinden ons in Home Port, een van de weinige plekken op de wereld waar men nog weet te overleven in de heersende droogte en hongersnood. Hier wonen namelijk de 2 broers die de cloudbuster hebben ontdekt: een vliegend voertuig waarmee zij water uit de wolken kunnen verzamelen. Tijdens deze 2 dagen komen we allemaal bij elkaar om het te hebben over “cloudbusting”, want het kan ons leven redden. Wat is het? Hoe kan het beter? Hoe beïnvloedt het onze samenleving? Hoe helpen we elkaar daarin? Een mooi metafoor voor hoe werken in/ met de cloud onze levens (werk) kan vergemakkelijken en wat daar allemaal bij komt kijken– als we even terugkeren naar de “echte wereld”.

Van zowel organisatoren als partners wordt er volledige toewijding verwacht. Het evenemententerrein is omgetoverd tot het hart van Home Port, met plekken die in het verhaal voorkomen. De sprekers gaan ook mee in het verhaal, d.m.v. aankleding, een dansje of hun praatje hier en daar aan te passen. Ontzettend leuk, dus wij zijn daar volledig in mee gegaan!
De rol van de escaperoom in het verhaal hebben wij aan de hand van 3 eigenschappen bepaald:

• De locatie van de escape room

Tijdens mijn eerste meeting met de organisatoren kregen wij de locatie te zien voor de escape room: The Smallest Cafe “off” the World– in het verhaal zweeft het café. Voor sommigen zou het er misschien uitzien als een oude vergane container, voor mij niet. Wij konden ons direct voorstellen dat het een caravan kon zijn van een rondreizende waarzegster die vol zit met antieke spulletjes en mysterieuze versieringen en tekens. Maar er heerst iets ongemakkelijks in de lucht, iets klopt niet in de caravan, en waar is de waarzegster eigenlijk? Kortom, wij zagen die ruimte helemaal zitten! Hoe maken wij die ruimte nu escape room-compatible?

• Een bepaalde eigenschap van de escape room: verborgen

Een van de wensen was dat bezoekers niet door mochten hebben dat er een escape room aanwezig was. Ook als ze het “café” binnen liepen moesten we de gedachte wekken dat de aankleding puur voor het verhaal was en er verder een “normaal” praatje zou zijn van Dell. In een escape room wil je meegenomen worden in het verhaal, je wilt de druk voelen dat je moet escapen. De ruimte leende zich daar perfect voor. De verschillende lampjes die je zou vinden in een ouderwetse caravan van een waarzegster konden we gebruiken voor de sfeer tijdens de verschillende fases van een escape room. Aangezien zo’n caravan vaak boordevol spulletjes staat, zouden we de puzzels makkelijk kunnen camoufleren als onderdeel van de aankleding. Om nog een stapje verder te gaan zetten we rijen stoelen neer, wat nog meer het idee van een praatje wekte. Zodra iedereen plaats had genomen konden wij ons praatje inleiden en door slim gebruik te maken van licht, geluid en beeld, de sfeer in de kamer plotseling veranderen!

• Doel van een escape room

Tijdens het escapen heb je een bepaald doel. Een kluis openbreken, iemand redden, een schat vinden, noem maar op! In het verhaal van Software Circus heb je “the Oracle”, een alwetend wezen die je om advies kunt vragen en die uiteraard niet te vinden is als je haar nodig hebt. Aangezien we het idee van de waarzegster het beste vonden passen, hebben we een verhaal bedacht waar de waarzegster de Oracle wilt oproepen. Dat gaat mis en de waarzegster is nergens meer te bekennen. Nu zitten wij vast in haar spokende caravan en moeten ook wij proberen the Oracle op te roepen. Als het dit keer maar wel lukt…

De puzzels geven hints over het ritueel die uitgevoerd moet worden en vervolgens voert de groep het ritueel uit! Als het ze lukt verschijnt the Oracle en deelt met hen kennis over de cloud(-buster). Vervolgens escapen ze de caravan iets wijzer dan voorheen.

Vormgeving van de puzzels

In het volgende stukje ga ik in op de invulling van de puzzels. Aangezien ik het hier heb over het integreren van de escape room in het overkoepelende verhaal, is dit de plek om het te hebben over de look van de puzzels.
Er waren in totaal 6 mini puzzels die ik heb gegraveerd in hout om de mystieke feeling te behouden en zodat zij niet zouden opvallen tussen alle andere attributen in de aangeklede container. De oplossingen van puzzels moesten de deelnemers invoeren op een enorme houten draaischijf. Deze is ook van hout en bevat verschillende tekens die je zouden laten denken aan een ritueel cirkel.
Als het ritueel correct is uitgevoerd, verschijnt the Oracle in de magische spiegel van de waarzegster. En ja, dat gebeurt echt!

Hoe kun je een boodschap overbrengen in een escape room?

Naast dat de escape room in het verhaal en thema van de conferentie moest passen, wilden we ook graag de boodschap van Dell-EMC overbrengen. Dell-EMC heeft een team gepassioneerde open source engineers genaamd {code}, die samen een community aan het opbouwen zijn door mee te helpen aan open source projecten. Het doel van {code} is bedrijven laten zien waarom open-sourcing belangrijk is, omdat het bijvoorbeeld compatibility problemen oplost, en hoe zij hiermee kunnen beginnen.

Zo is er een puzzel geïnspireerd door het gegeven dat je data zo efficiënt mogelijk wilt leiden door applicaties gerealiseerd door cloud containers. Ook het belang van DevOps komt voorbij door een puzzel die gaat over “the wall of confusion”, een bekende term in de IT/cloud wereld.
Het uiteindelijke doel was het uitvoeren van een ritueel om the Oracle op te roepen. Dit moeten ze doen door allemaal in verbinding te komen met elkaar en de magische spreuk voor te lezen uit “The {code}” Als dit hen lukt hebben ze the Oracle bevrijd. Het orakel kan alle informatie over de {code} openbaren en dus voor ieder mens op aarde, op elk platform, beschikbaar maken.

De doelgroep: IT’ers

Zowel Software Circus en Dell-EMC wilden natuurlijk dat de escape room in de smaak zou vallen bij de deelnemers: zeer slimme IT’ers met een kritische houding. Dus maken wij in de escape room ook gebruik van basis IT kennis, sociale vaardigheden en inzicht. Net als in andere vakgebieden, zijn er onder IT’ers ook vaak bepaalde trends of “inside jokes”. Deze hebben we gebruikt om prikkelende puzzels te maken.

Hoe voer je een escape room uit op een doorlopend evenement?

Nu de vormgeving en inhoud bepaald zijn, moeten we niet vergeten rekening te houden met de logistieke plek van de escape room. Het evenement duurt 2 dagen en heeft een doorlopend programma van optredens en lezingen op vaste tijden. Daarnaast kan men verschillende plekken bezoeken en deelnemen aan activiteiten die niet per sé op een vast moment beginnen. De escape room valt in de laatste categorie.

De kans is dus vrij groot dat mensen tussen 2 lezingen door bij het café langskomen. Aangezien ze dan niet zomaar weg kunnen, want ze moeten escapen, mag een ronde niet te lang duren. Na het bekijken van het vaste programma hebben we besloten dat de deelnemers niet langer dan een halfuur bezig mogen zijn. Rekening houdend met uitloop en andere aspecten van Murphy’s law, kwam dit neer op een 20-minuten durende escape room met een snelle resettijd van 15 minuten.

Doordat je zoveel mogelijk mensen wilt laten spelen, maar rekening moet houden met de totale duur, konden wij het niet veroorloven om steeds te wachten op een bepaald aantal deelnemers. Door het verloop van de escape room simpel te houden (6 korte puzzels en een slot activiteit), konden zowel groepen van 5 als 20 man deelnemen. Kregen we het idee dat de groep iets te klein was, dan deed één van ons undercover mee.

Daarnaast wilden we dat de escape room opviel in de normale flow van het evenement, het moest een soort wow-effect geven. Vandaar dat mensen niet door mochten hebben dat zij een escape room binnen liepen en het effect alleen maar groter is!

Vertel je het niet door?

Naast dat de reacties aan het einde van elke ronde zeer positief waren, waren ook de reacties aan het begin zeer vermakelijk. Zodra men doorhad dat zij in een escape room was leidde tot gelach of opmerkingen zoals “Ik ben er ingetrapt”, “Ik had het kunnen weten!” en “Geweldig onverwacht”. Ook een immersive escape room, uniek en gepersonaliseerd voor uw bedrijf? Bekijk onze eerdere projecten en kom in contact. “Geweldige onverwachte ervaring” . Of ze het nou wilden of niet, werden zo ook hier meegenomen in het verhaal! Vooral door het ritueel die ze aan het einde gezamenlijk moesten uitvoeren. Nadat de deelnemers waren “ontsnapt” werd hen wel gevraagd de escape room een geheim te houden. De volgende groep bezoekers moest natuurlijk dezelfde verrassende ervaring krijgen!